ERP – Sistema Integrado de Gestão Empresarial

Arquitetura de software, o ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) facilita o fluxo de informações entre todas as atividades da empresa como fabricação, logística, finanças e recursos humanos.

O que é o ERP?

O ERP é um sistema amplo de soluções e informações. Um banco de dados único, operando em uma plataforma comum que interage com um conjunto integrado de aplicações, consolidando todas as operações do negócio em um simples ambiente computacional.

Idealmente, a vantagem de um sistema ERP é a habilidade de necessitar a entrada de informações uma única vez. Por exemplo, um representante de vendas grava um pedido de compra no sistema ERP da empresa. Quando a fábrica começa a processar a ordem, o faturamento e a a expedição podem checar o status da ordem de produção e estimar a data de embarque. O estoque pode checar se a ordem pode ser suprida pelo saldo e podem então notificar a produção com uma ordem que apenas complemente a quantidade de itens requisitados. Uma vez expedida, a informação vai direto a relatório de vendas para gerenciamento superior.

O ERP emprega a tecnologia cliente/servidor. Isto significa que o usuário do sistema (cliente) roda uma aplicação (rotina de um módulo do sistema) que acessa as informações de um sistema de gerenciamento de uma base de dados única (servidor). Isto, ao contrário do antigo sistema de main-frame, reflete o conceito de computação descentralizada.

O sistema opera então com uma base de dados comum, no coração do sistema. O banco de dados interage com todos o aplicativos do sistema, desta forma, elimina-se a redundância e redigitação de dados, o que assegura a integridade das informações obtidas.

Cada sistema de ERP oferece um conjunto de módulos (aplicativos) para aquisição. Estes são os pacotes funcionais, individualizados para cada unidade de negócio dentro da organização (financeiro, engenharia, PCP, administração de materiais, contabilidade, etc.).

Muitos sistemas ERP são comercializados em um pacote com os módulos básicos para a gestão do negócio e então oferecem módulos adicionais que podem ser adquiridos individualmente em função do interesse e estratégia da empresa. Todos esses aplicativos são completamente integrados a fim de propiciar consistência e visibilidade para todas as atividades inerentes ao processo da organização. Entretanto, o sistema ERP requer do usuário o cumprimento dos procedimentos e processos como descrito pelo aplicativo.

Os vendedores de ERP também oferecem aplicativos especializados em gerir processos diferenciados de atividades específicas. Tais módulos atendem a mercados verticais assim como repartições públicas, planos de saúde, financeiras, etc. Por exemplo à empresa SAP, oferece um módulo específico para o gerenciamento de planos de saúde e convênios, que apoiam processos orientados ao paciente dentro do hospital. A tendência atual mostra as vendas movendo-se mais ainda para áreas específicas assim como gerenciamento do chão-de-fábrica, logística e automação de marketing direto.

O que se espera do ERP

As empresas em geral, possuem alta expectativa em relação a um sistema ERP. Antecipa-se que o sistema impulsionara o desempenho das atividades do sistema da noite para o dia. As companhias querem um pacote de software entrelaçado que cubra todos os aspectos do negócio, o que é uma percepção distorcida do ERP.

O que o ERP realmente faz

O ERP é a espinha dorsal do empreendimento. Permite que a empresa padronize seu sistema de informações. Dependendo das aplicações, o ERP pode gerenciar um conjunto de atividades que permitam o acompanhamento dos níveis de fabricação em balanceamento com a carteira de pedidos ou previsão de vendas. O resultado é uma organização com um fluxo de dados consistente que flui entre as diferentes interfaces do negócio. Na essência, o ERP propicia a informação correta, para a pessoa correta e no momento correto.

Benefícios do Sistema ERP

Tradicionalmente, as empresas proliferaram-se com a utilização de sistemas incompatíveis, como CAD e sistemas MRP, os quais armazenavam dados vitais, sem mecanismos de busca e acesso a tais dados ou transferência entre sistemas.

Sistemas ERP funcionam com a utilização de uma base de dados comum. Assim, decisões que envolvem análise de custos, por exemplo, podem ser calculadas com o rateio de todos os custos na empresa com melhor performance do que com o levantamento parcial em cada unidade. Além de evitar a conciliação manual das informações obtidas entre as interfaces dos diferentes aplicativos. Um sistema integrado oferece a possibilidade melhoria de relatórios, fidelidade de dados, consistência e comparação de dados, devido à utilização de um critério único em todas as atividades da empresa.

Impulsionado pelo processo de re-engenharia do negócio, a implementação do ERP reduz redundância de atividades na organização. Com departamentos utilizando aplicativos integrados e compartilhando a mesma base de dados, não existe a necessidade de repetição de atividades tais como reentrada de dados de um aplicativo para outro. Estatisticamente, em sistemas não integrados, uma informação pode residir em até 6 diferentes lugares [John H. Sheridan].

O sistema ERP identifica o tempo como uma variável crítica de restrição, é a informação que norteia a tecnologia dos negócios e a tecnologia da informação. A redução do tempo de ciclo é obtida via minimização na obtenção e disseminação das informações.

Decisões ao longo dos processos da empresa também são possíveis graças ao ERP. Isto resulta em economia de tempo, domínio sobre as operações e também a eliminação daquelas supérfluas, as quais o cliente não paga.

Elaine L. Appleton em seu livro “How to survive ERP” cita o caso das indústrias PAR na cidade de Moline (Illinois) em em um ano de implementação de ERP conseguiram reduzir o lead time com o cliente de 6 para 2 semanas, as entregas na data da programação aumentaram de 60% para 95%, os níveis de reserva de materiais e inventários caiu em quase 60% e a tramitação dos documentos de uma ordem de produção no chão de fábrica caiu de semanas para horas.

Reconhecendo as necessidades das empresas em reduzir o tempo de resposta ao mercado de produtos e serviços, os sistemas ERP são desenvolvidos para responder instantaneamente o surgimento de novas necessidades não previstas. As operações podem facilmente mudar ou expandir sem romper com as atividades em curso. Daí, o tempo para desdobrar e otimizar os processos é severamente reduzido.

As empresas estão sempre buscando novos nichos de mercado. Um negócio não envolverá necessariamente, sempre o mesmo produto. Internamente teremos novas necessidades de processos, então devemos estar preparados para tanto.

Um aspecto importante atualmente é o Bug do ano 2.000. Devido a ser um sistema de última geração, a base de dados relacional dos sistemas ERP suporta ano com 4 dígitos, o que não acontece em antigos sistemas ainda remanescentes dos main-frames. Parece um fato de pouca importância, mas muitas empresas terão surpresas desagradáveis com emissão de títulos, faturas, boletos, etc. na virada do ano.

Outro detalhe importante é o surgimento de novas moedas, assim como o Euro. Em um sistema ERP, a simples ação de converter a moeda na base de dados atualizará todo o sistema e documentos derivados. O mesmo pode significar uma atividade com semanas de duração em sistemas não integrados.

Muitos sistemas de ERP já possuem dualidade de moeda como ferramenta inerente ao sistema, isto pode gerar uma transição confortável e automática em uma situação de mudança de moeda. Quem administra o CPD de uma grande corporação, sabe contabilizar as horas ou dias de desespero que poderão ser evitados.

Como obter sucesso na implantação do ERP

Manter o programa de implantação de acordo com o cronograma é frequentemente muito difícil. Ninguém afirmaria que este é um processo elementar. mas independentemente do sistema ou do projeto, existem alguns pontos chave para o sucesso.

* Total comprometimento da alta direção no projeto: Sem comprometimento de recursos (dinheiro, tempo, educação) da administração, o projeto se estenderá por um grande tempo. O gerenciamento do projeto deve ser visível a todos

* Intercomunicabilidade com o mundo exterior: Certifique-se de que o desenvolvimento do projeto está prontamente disponível a todos os colaboradores da organização. Envolva e mantenha envolvidos os futuros usuários, o consultor não conhece as exceções, o usuário sim.

* Gerencie as expectativas: Dependendo do grau de evolução da empresa, é até possível que o sistema ERP não tenha performance superior ao sistema em uso. Lembre-se que outras vantagens do ERP são a habilidade de integrar aplicativos, reduzir tempo de ciclos e reorganizar métodos, não apenas funcionalidade.

* Não condicione o projeto a uma data específica: Libere o sistema para uso apenas quando os usuários estiverem aptos. É comum que a implementação absorva mais tempo que o estimado, inclusive pelas surpresas no meio do percurso. Além disso, desfazer uma operação inadequada de um usuário pode até ser uma atividade complexa do que reter o programa para uso por alguns dias.

* Não altere o programa fonte: Utilize o programa da maneira que foi concebido. se existirem funções inadequadas, estas devem ser resolvidas pela softerhouse via novo release. O risco de alteração dos códigos fonte é um risco muito alto e pode comprometer a imagem de um consultor.

* Um bom sistema não conserta dados errados: Lembre-se que o sistema processa as informações que recebe, não existe mágica. O sistema será tão preciso quanto forem às informações fornecidas. Ninguém pode sonegar informações por julgar que competem apenas a seu departamento. A diretoria deve decidir quem terá acesso a quais dados. Assim, a mentalidade das pessoas deve mudar e surgirá uma nova mentalidade de trabalho onde o “todo” é a soma de todos.

O futuro do ERP

Atualmente, o grande desafio entre as empresas é a expansão do ERP, integrando-se com o chão-de-fábrica e mercado externo. Estas empresas procuram na verdade estabelecer um elo de ligação entre clientes e fornecedores, obtendo com isso um tempo de resposta menor ao mercado e uma vantagem competitiva nos negócios. Os vendedores de ERP estão mudando o foco que possuíam nas atividades internas da empresa e voltando as características dos sistema ao gerenciamento das interfaces do negócio.

Outra mudança que também começa a ser percebida é o interesse crescente no mercado de pequenas empresas. Isto é um processo lógico quando considerado que as maiores organizações já implantaram ou já estão implantados seus sistemas ERP. Também é obvio que o custo do desenvolvimento destes pacotes já está amortizado, assim é possível que comece a ocorrer uma queda significativa no valor de comercialização do ERP e assim uma maior absorção por empresas de médio e pequeno porte.

Serviços

A presença empresarial na Web está deixando de ser institucional e está passando a agregar serviços. Através destes serviços, as empresas estão conseguindo melhorar o relacionamento com seus clientes, agilizar seus processos internos, integrando suas informações e fazendo mais negócios. Como exemplo, citamos algumas possibilidades de serviços já existentes na Web.

E-commerce

Muitas pessoas associam o termo e-commerce às lojas virtuais, tão comuns na Internet. O e-commerce é uma nova forma de relacionamento entre Business Partners, independente de ser pessoa física ou jurídica. Os serviços mais frequentes neste segmento são:

Online store

É a iniciativa e-commerce mais comum atualmente. O Business to Consumer é hoje um dos segmentos que mais cresce na Internet. Vender através da rede significa, para alguns segmentos de mercado, manter-se vivo no negócio ou perder para a concorrência. Existem previsões de todos os tamanhos e gostos, mas existe um fator em comum a todas elas, que é o forte crescimento de volume de negócios para os próximos dois anos.

E-banking

O e-banking é a evolução do home banking, que exigia programas locais nos computadores que o acessavam. Apresenta uma variedade de funções financeiras, operadas diretamente pelo internauta. A presença maciça dos bancos na Internet demonstra que os riscos com segurança dos sistemas abertos estão, no mínimo, controlados.

Electronic purchasing and catalog

Este serviço tem ganhado muitos adeptos e força pela agilidade que agrega e também pela sua economia. Através da Web, empresas estão se relacionando com empresas fazendo o Business to Business (B2B) e integrando suas cadeias produtivas de forma automática. Quando a cadeia produtiva da empresa “A” percebe que vai faltar determinado material, o sistema imediatamente prepara, via Web, uma solicitação de compra, via catálogo eletrônico ou não, para a empresa “B”, que toma conhecimento deste pedido já na sua cadeia de produção e faz a programação de entrega. Este evento gera um retorno automático de informação com a previsão de entrega, que passa a ser monitorado pela empresa “A” até seu efetivo recebimento.

WebEDI

O EDI é hoje uma das mais eficazes ferramentas de relacionamento eletrônico entre empresas. Porém, os custos envolvidos impedem parte do mercado se relacionar nesta modalidade. De olho neste mercado, algumas empresas desenvolvedoras tradicionais de ferramentas para EDI estão criando Web sites de relacionamento entre empresas, com toda a tecnologia EDI, porém com os custos de comunicação de Web. Isso possibilita a empresas de qualquer tamanho se relacionarem através do padrão EDI, com segurança, utilizando os WebEDI sites de relacionamento.

Atendimento a clientes

A expressão “Sua excelência o cliente” nunca foi tão evidenciada quanto na Internet. Tudo gira em torno do usuário da Web, desde ações que o ajudem a navegar melhor até atos para ganhar sua simpatia. Este segmento tem ganhado muita força, principalmente pela alta disponibilidade da Web, sete dias por semana, vinte e quatro horas por dia. Alguns exemplos de serviços:

FAQ

O FAQ tem crescido em volume e sofisticação nos Web sites que fazem algum tipo de atendimento. É muito útil para resolver aquelas dúvidas primárias, sem necessitar do atendimento telefônico, que funciona em horário comercial. Qualquer dúvida esclarecida pelo FAQ motiva o cliente a retornar ao site outras vezes.

News

Manter o cliente atualizado sobre a empresa e seus produtos e serviços é fundamental para manter a fidelidade. O serviço de notícias é um forte aliado nesta linha, pois permite a renovação periódica de informações no site, mantendo-o vivo.

Acompanhamento, status de pedido, ocorrências

Este é um serviço que traz informação diretamente do sistema ERP para o cliente. Tem sido um grande fator de aumento de satisfação do cliente poder acompanhar um pedido, uma compra ou o andamento de uma solução para um determinado problema.

Suporte online

Um problema constante para usuários de tecnologia são as dificuldades de uso e/ou os problemas que surgem. Um serviço que está ganhando força é o suporte online, que começa com um FAQ inteligente e pode até cair num chat com um especialista. Em alguns sites, pode-se abrir chamados online, com protocolo e possibilidade de fazer acompanhamento.

Call Center

Algumas empresas têm estendido seus Call Centers até a Web, oferecendo os serviços básicos que o Call Center tradicional atende, sem a barreira de horário ou de telefone ocupado. Este serviço, se implantado diretamente no ERP, pode disparar ações diretamente, agilizando o processo de atendimento ao cliente, bem como representando um fator de racionalização.

Muitas companhias estão implementando intranets para compartilhar informações de forma mais eficiente. Têm seus web sites fornecendo informações atualizadas sobre as direções da empresa, produtos e novidades, atingindo clientes potenciais, clientes existentes, parceiros e investidores.

Outras empresas transformam seus web sites em extranets de relacionamento, onde fornecedores e parceiros acessam informações privilegiadas, pertinentes ao relacionamento. Algumas outras criaram sites de comércio, com muita diversidade de sofisticação, permitindo compras online.

Como resultado, muitas empresas já estão utilizando a tecnologia Web para encadear seus processos de negócios e expandir informações para empregados, clientes e fornecedores.

Conclusão

Um sistema de informações deve ser criado para descrever um processo genérico aos quais um determinado negócio deve se adaptar ou deve ser criado para descrever um processo específico de uma empresa? Este é um assunto que acalora o debate de um sistema de gestão empresarial.

O Sistema Integrado de Gestão Empresarial – ERP responde esta questão. Economizar dinheiro, aumentar a eficiência e continuar competitivo. Os vendedores afirma que as operações da empresa devem estar em conformidade com os processos e procedimentos prescritos nos módulos, mas estão eles certos?

Inúmeras empresas que implementaram o ERP forma capazes de economizar milhões em redução de custos de produtos e processos, downsizing, aumento de eficiência e redução de tempo de ciclo. Contudo, suponha que você seja a segunda maior empresa de um determinado segmento. Como você se diferenciaria do lider de mercado seu concorrente se ambos utilizam o mesmo sistema ERP?

Independente do sistema que usa, uma grande empresa possui necessariamente uma identidade, uma personalidade própria. É claro que o ERP deve ser aplicado, mas devemos lembrar que o cachorro é quem balança a cauda e não o oposto. O sucesso de uma empresa, além de toda sua competitividade, vem também de sua personalidade, de sua maneira de participar do mercado. O sistema existe para incrementar a empresa e a razão de ser do negócio jamais será satisfazer os requisitos de um sistema.

Sem dúvida, a integração da empresa é a arma que garantirá sua sobrevivência, mas não necessariamente o que a fará a vencedora. A competição entre as empresas que desenvolvem o ERP com certeza tratará deste assunto, oferecendo maneiras individualizadas de manter a personalidade e pessoalidade do negócio. A total integração também é um assunto teórico pois, por maiores que sejam os esforços neste sentido, é bem remota a possibilidade de que um sistema consiga suprir em 100% as necessidades de uma empresa. Ainda mais nesses tempos de rápidas mudanças onde até as necessidades mudam.

Por: Renan Bardine

Veja também:

• MRP, MRP I e MRP II
• Controle de Estoques
• Kanban
• Conjunto de softwares que ajudam em decisões estratégicas
• CRM – Gestão de Relacionamento com o Cliente
• Supply Chain Management – Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos