A sigla PDCA vem do inglês PLAN – DO – CHECK – ACT / Plan-Do-Check-Adjust, e é utilizada para definir um método de gestão interativo em quatro passos.
Criado na década de 30, o PDCA foi idealizado pelo físico, engenheiro e estatístico americano Walter Andrew Shewhart, mas que acabou sendo popularizado pelo estatístico, professor universitário, autor, palestrante e consultor americano William Edwards Deming, depois de levar a técnica para o Japão e aplicar na indústria da região.
As quatro etapas propostas pelo plano são:
Plan (Planejar) – A etapa onde o gestor analisa os problemas que devem ser resolvidos primeiro. Definindo o problemas, depois definindo os seu objetivos, escolhendo o método e por fim se questionar por cinco vezes porque o problema aconteceu, tornando cada vez a sua resposta mais completa.
Do (Fazer) – Nesta etapa o gestor arregaça as mangas e coloca as mãos na massa, e executa o processo que foi planejado na etapa anterior, onde ele primeiro treina o método que irá adotar, o executa, realiza eventuais mudanças que possam aparecer, não busca a execução perfeita como o planejado e por fim ele deve registar e medir os resultados alcançados.
Check (Verificar) – Uma das etapas mais importantes de todo o processo, já que depois de agir o gestor deve reavaliar o processo e procurar agir de uma forma melhor, verificando se o padrão está correto, verificar o que está dando certo e o que está errado, sempre se perguntar questionar cada passo e com as respostas em mãos treinar o método definitivo.
Act (Agir) – Na última etapa as coisas devem se encaixar e agir de maneira mais correta, verificando se as coisas continuam conforme o programado, agir na prevenção de erros para que não tenham inconformidades, aprimorar o sistema de trabalho e repetir as soluções que ele achar mais adequadas.
Ao aplicar o método PDCA o gestor deve tomar alguns cuidados, como só seguir para etapa Do (Fazer) depois de se dedicar à exaustão na etapa anterior de Plan (Planejar), se a etapa de Act (Agir) estiver se tornando repetitiva em relação as tentativas e erros, o gestor deve retornar a etapa Plan (Planejar), e por fim o gestor deve evitar ao máximo pular etapas ou não dedicar tempo suficiente com os questionamentos e buscas de questões.
Muitos gestores acabam optando pelo método PDCA acreditando que se trata de uma ferramenta simples, e que será de fácil execução e acabam errando em passos como na falta de fundamento ao responder os questionamentos, análise de cenários incompleta, treinamento ineficiente, registros incompletos, medições imprecisas e padronização pouco detalhada. Até por isso o método PDCA é aconselhável em um uso conjugado com os sistemas BPM, formando uma poderosa ferramenta de gestão.
Por: Rafael Queiroz
