A ata é um documento que trata de acordos e decisões tomadas em uma reunião oficial ou privada. Tem função dupla: informativa (detalha o desenvolvimento da reunião) e prescritiva (reúne os acordos adotados).
Função da ata
Na ata reúnem-se o desenvolvimento de uma reunião, assim como os acordos e as decisões adotados. Costuma-se consultar a ata de assuntos tratados em reuniões de caráter formal, de sócios de uma empresa, de vizinhos, assembleias de professores e congressos, por exemplo.
E elaborada por uma pessoa que atua como secretário e, para que tenha validade, deve ser autorizada (referendada) pela assinatura do presidente da associação ou grupo de pessoas que se reúnem.
A ata cumpre uma função informativa, porque nela consta o que ocorreu durante a reunião, e também prescritiva, porque os acordos realizados comprometem as pessoas que os fizeram.
O estilo das atas caracteriza-se pela concisão e clareza, pois deve expressar de forma sintética e precisa o que ocorreu durante a reunião, já que os acordos firmados não podem suscitar equívocos ou diferentes interpretações.
Tipos de atas
As atas não são só textos que reúnem os problemas e acordos tratados em uma reunião oficial ou privada, como podem ser de um congresso, por exemplo; são também os certificados que atestam a eleição de alguém para um cargo. Além disso, uma ata serve para certificar oficialmente um fato, como acontece na ata de certidão lavrada em cartório.
Estrutura da ata
A estrutura da ata é determinada pelo seu conteúdo, uma vez que cada um dos itens corresponde a um dos aspectos da reunião.
Em geral, em uma ata podem-se distinguir os seguintes itens:
- O título reúne o nome da associação ou grupo e o motivo pelo qual se reúnem.
- A introdução precisa dos dados referentes à reunião: local, data, hora e participantes (uma relação dos presentes e ausentes que normalmente aparece na margem), assim como os nomes completos do presidente e do secretário da reunião.
- A ordem do dia reúne a relação detalhada dos assuntos a serem tratados.
- O desenvolvimento da reunião dá conta do tratado, especificando – se for preciso — quem interveio e as opiniões formuladas.
- A finalização assinala a hora em que se considera terminada a reunião, expressa a conformidade dos presentes e inclui as assinaturas do presidente e do secretário.
